SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI (SIA)
1.Definisi SIA :
Sistem informasi akuntansi adalah Suatu komponen organisasi yang mengumpulkan,mengklasifikasikan,mengolah,menganalisa dan mengkomunikasikan informasi finansial dan pengambilan keputusan yang relevan bagi pihak luar perusahaan dan pihak ekstern.
Karakteristik SIA yang membedakannya dengan subsistem CBIS lainnya :
- SIA melakasanakan tugas yang diperlukan
- Berpegang pada prosedur yang relatif standar
- Menangani data rinci
- Berfokus historis
- Menyediakan informasi pemecahan minimal
Informasi Akuntansi yang dihasilkan oleh SIA dibedakan menjadi 2, yaitu :
- informasi akuntansi keuangan, Informasi yang berbentuk laporan keuangan yang ditujukan kepada pihak extern.
- Informasi Akuntansi Manajemen, informasi yang berguna bagi manajemen dalam pengambilan keputusan.
Sedangkan Sistem itu sendiri adalah elemen yang tertinggi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan,sistem informasi akuntansi melaksanakan akuntansi perusahaan ,aplikasi ini di tandai dengan pengolahaan data yang tinggi
Tidak semua sistem memiliki kombinasi elemen yang sama,tapi suatu susunan dasar adalah : input,transformasi,output,mekanisme kontrol,tujuan.
Tujuan sistem informasi akuntansi adalah untuk menyediakan informasi yang diperlukan dalam pengambilan keputusan yang dilaksanakan oleh aktivitas yang disebut pemrosesan Setiap sistem yang tertuangkan dalam kertas tidak akan efektif dalam penerapannya kecuali seorang akuntan dapat mengetahui kebutuhan akan orang-orang yang terlibat dalam sistem tersebut.
Seorang yang ingin menjadi akuntan tidak harus menjadi seorang psikolog, tapi cukup untuk mengerti bagaimana memotivasi orang-orang untuk mengarah kepada kinerja perusahaan yang positif.

2. Komponen SIA
- Spesialis Informasi
- Akuntan
Contoh SIA sebagai pusat informasi perusahaan dan SIA sebagai seorang akuntan,Bagian pemasaran mempertimbangkan untuk memperkenalkan jenis produk baru dalam jajaran produksi perusahaan, untuk itu bagian tersebut meminta laporan analisa perkiraan keuntungan yang dapat diperoleh dari usulan produk baru tersebut
Bagian SIA memproyeksikan perkiraan biaya dan perkiraan pendapatan yang berhubungan dengan produk tersebut, kemudian data yang diperoleh diproses oleh EDP. Setelah diproses hasilnya dikembalikan ke bagian SIA untuk kemudian diberikan ke bagian pemasaran.
Perbedaan SIA dan SIM
SIA mengumpulkan mengklasifasikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi keuangan,
Sia melaksanakan 4 tugas dasar :
1. Pengumpulan data
2. Manipulasi data : pengklasifikasikan,penyortiran,perhitungan dll.
3. Pemrosesan data
4. Manajemen data
5. Pengendalian data
6. Penghasil informasi
A. Pengumpulan Data
Fungsi pengumpulan data terdiri atas memasukkan data transaski melalui formulir,serta memeriksa data untuk memastikan ketepatan dan kelengkapannya.Jika data bersifat kuantitatif, data dihitung dahulu sebelum dicatat. Jika data jauh darilokasi pemrosesan, maka data harus ditransmisikan lebih dahulu.
B.Manipulasi data
manipulasi atau tranformasi syimbol-syimbol seperti angka dan abjad untuk tujuan meningkatkan kegunaanya.
Tujuan pengolahan data itu sendiri untuk mengumpulkan data yag menjelaskan kegiatan perusahaan mengubah data tersebut menjadi informasi serta menyediakan informasi bagi pemakai di dalam maupun di luar perusahaan.
Pada awal abad ke 20 pemakain komputer terbatas hanya untuk aplkasi akkuntansi yang di gunakan nama EDP yang merupakan aplikasi sistem informasi yang paling dasar dalam setiap perusahaan.sekarang kita menggunakan istilah SIA untuk menggunakan EDF.
C. Pemrosesan Data
Pemrosesan data terdiri atas proses pengubahan input menjadi output. Fungsi pemrosesan data terdiri atas langkah-langkah sebagai berikut:
1. Pengklasifikasian atau menetapkan data berdasar kategori yang telah ditetapkan.
2. Menyalin data ke dokumen atau media lain.
3. Mengurutkan, atau menysusn data menurut karaktersitiknya.
4. Mengelompokkan atau mengumpulkan transaski sejenis.
5. Menggabungkan atau mengkombinasikan dua atau lebih data atau arsip.
6. Melakukan penghitungan.
7. Peringkasan, atau penjumlahan data kuantitatif.
8. Membandingkan data untuk mendapatkan persamaan atau perbedaan yang ada.
Prosedur kerja informasi Orang dan Teknologi informasi Bertujuan membuat data terformat,teks,gambar, suara,dan video orang yang memasukkan,memproses, dan menggunakan data Perangkat keras dan perangkat lunak yang memproses data Yang dicoba untuk dilakukan system Cara kerja yang dilakukan orang dan teknologi informasi
D.Manajemen Data
Fungsi manajemen data terdiri atas tiga tahap, yaitu: penyimpanan, pemutakhiran dan pemunculan kembali (retrieving). Tahap penyimpanan merupakan penempatan data dalam penyimpanan atau basis data yang disebut arsip. Pada tahap pemutakhiran, data yang tersimpan diperbaharui dan disesuaikan dengan peristiwa terbaru.
Kemudian pada tahap retrieving, data yang tersimpan diakses dan diringkas kembali untuk diproses lebih lanjut atau untuk keperluan pembuatan laporan. Manajemen data dan pemrosesan data mempunyai hubungan yang sangat erat. Tahap pengelompokkan data dan pengurutan data dari fungsi pemrosesan data, misalnya sering dilakukan sebagai pendahuluan sebelum dilakukan tahap pemutakhiran dalam fungsi manajemen data.
Manajemen data dapat dipandang sebagai bagian dari pemrosesan data. Manajemen data akan menunjang pencapaian efisiensi aktivitas dalam proses menghasilkan informasi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen terutama mengenai informasi aktivitas dan informasi.
E. Pengendalian Data
Fungsi pengendalian data mempunyai dua tujuan dasar:
1. untuk menjaga dan menjamin keamanan aset perusahaan, termasuk data, dan;
2. untuk menjamin bahwa data yang diperoleh akurat dan lengkap serta diproses dengan benar. Berbagai teknik dan prosedur dapat dipakai untuk menyelenggarakan pengendalian dan keamanan yang memadai.

F. Penghasil Informasi
Fungsi penghasil informasi ini terdiri atas tahapan pemrosesan informasi seperti penginterprestasian, pelaporan dan pengkomunikasian informasi.
Sedangkan SIM itu sendiri untuk mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan semua tipe informsi,Dua komponen yang digunakan bagi perencanaan dan pengendalian perusahaan, yaitu Sistem Akuntansi Biaya,Sistem Budgeting
- Sistem Akuntansi Biaya
Digunakan untuk membantu manajemen dalam perencanaan dan pengawasan dari aktivitas pengadaan, proses distribusi dan penjualan
- Budgeting
adalah proyeksi keuangan perusahaan untuk masa depan yang bermanfaat untuk menolong manajer dalam perancangan dan pengawasan Konsep perancangan sistem seharusnya mencerminkan prinsip-prinsip perusahaan. Berikut ini dasar-dasar yang perlu diperhatikan dalam prioritas perancangan sistem menurut Wilkinson(1993):
1. Tujuan dalam perencanaan sistem dan usulan dalam SIA proyek seharusnya dicapai untuk menghasilkan kemajuan dan kemampuan sistem yang lebih besar.
2. Mempertimbangkan trade-off yang memadai antara manfaat dari tujuan perancangan sistem dengan biaya yang dikeluarkan.
3. Berfokus pada permintaan fungsional dari sistem.
4. Melayani berbagai macam tujuan.
5. Perancangan sistem memperhatikan keberadaan dari pengguna sistem (user).
Sedangkan Barry E. Cushing (1983) mengemukakan bahwa:
1. Kesesuaian desain sistem dengan tujuan sistem informasi dan organisasi.
2. Berdasarkan kelayakan ekonomis, berarti sistem memiliki net present value positif.
3. Kelayakan operasional, input dikumpulkan ke sistem dan output-nya dapat digunakan.
4. Kelayakan perilaku, berarti sistem berdampak pada kehidupan kualitas kerja users.
5. Kelayakan teknis, ketersediaan teknologi untuk mendukung sistem serta teknologi mudah diperoleh atau dikembangkan.
Sistem Informasi Akuntansi pada Lingkungan Bisnis
Kita tahu bahwa Sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan suatu rangka pengkordinasian sumber daya(data, meterials, equipment, suppliers, personal, and funds) untuk mengkonversi input berupa data ekonomik menjadi keluaran berupa informasi keuangan yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi akuntansi bagi pihak-pihak yang berkepentingan (Wilkinson, 1991).
Transaksi memungkinkan perusahaan melakukan operasi,menyelenggarakan arsip dan catatan yang up to date, dan mencerminkan aktivitas organisasi.
Transaksi akuntansi merupakan transaksi pertukaran yang mempunyai nilai ekonomis. Tipetransaksi dasar adalah:
1. Penjualan produk atau jasa,
2. Pembelian bahan baku, barang dagangan, jasa, dan aset tetap dari suplier,
3. Penerimaan kas,
4. Pengeluaran kas kepada supplier
5. Pengeluaran kas gaji karyawan.
Pemrosesan transaksi, seperti laporan keuangan dari sistem pemrosesan transaksi. Namun sebagian besar diperoleh dari sumber lain, baik dari dalam maupun dari luar perusahaan.
Pengguna utama pemrosesan transaksi adalah manajer perusahaan. Mereka mempunyai tanggung jawab pokok untuk mengambil keputusan yang berkenaan dengan perencanaan dan pengendalian operasi perusahaan. Pengguna output lainnya adalah para karyawan penting seperti akuntan,insinyur serta pihak luar seperti investor dan kreditor.
Unsur-unsur yang dapat mempengaruhi penerapan SIA dalam perusahaan
• Analisa Perilaku
• Metode kuantitatif
Analisa Perilaku
Setiap sistem yang tertuangkan dalam kertas tidak akan efektif dalam penerapannya kecuali seorang akuntan dapat mengetahui kebutuhan akan orang-orang yang terlibat dalam sistem tersebut.
Metode Kuantitatif
Dalam menyusun informasi, seorang akuntan harus menggunakan metode ini untuk meningkatkan efektifitas dan nilai dari informasi tersebut.
A. Informasi Operasi, Informasi Akuntansi Manajemen dan Informasi Akuntansi Keuangan
Informasi yang dihasilkan oleh SIA adalah informasi akuntansi yang dapat berupa informasi operasi (IO), informasi akuntansi manajemen (IAM), dan informasi akuntansi keuangan (IAK). IO disiapkan hampir mirip dengan IAM. Bedanya adalah IO dikhususkan untuk membuat laporan yang memuat kegiatan operasi perusahaan.
Kegiatan operasi yang dimaksud adalah aktivitas utama dan aktivitas lain yang timbul dalam peusahaan tersebut. Aktivitas utama biasanya berasal dari aktivitas pembelian bahan mentah, pengolahan atau pemrosesan, dan penjualan produk hasil dari pemrosesan sebelumnya. Aktivitas lain dapat berupa aktivitas akuntansi, administrasi dan umum dan lain-lainnya.
Aktivitas operasi selain dapat menghasilkan informasi operasi, dapat pula diolah untuk menghasilkan informasi akuntansi manajemen dan informasi akuntansi. Informasi akuntansi manajemen disiapkan untuk kebutuhan pihak internal untuk membantu manajemen dalam pembuatan keputusan. Informasi ini tidak dibatasi oleh PABU, merupakan informasi inovatif yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan situasi perusahaan tertentu.
Informasi akuntansi keuangan adalah informasi bertujuan umum (general purposes) yang disajikan sesuai dengan Prinsip Akuntansi Berterima Umum (PABU). Informasi ini bertujuan umum sebab disiapkan untuk pihak internal dan eksternal.
IAK disajikan dengan asumsi bahwa informasi yang dibutuhkan investor, kreditor, calon investor dan kreditor, manajemen, pemerintah, dan sebagainya dapat mewakili kebutuhan informasi pihak lain selain investor dan kreditor.
Dengan demikian dibutuhkan satu informasi seragam untuk semua pihak yang berkepentingan dengan bisnis perusahaan. Umumnya, IAK disusun dan dilaporkan secara periodik, sehingga tidak dapat memenuhi kebutuhan manajemen terhadap informasi yang tepat waktu. Selain itu, IAK disajikan dengan format yang terlalu kaku, sehingga kurang mampu memenuhi informasi yang dibutuhkan manajemen.
B. Teknologi Sistem Informasi Akuntansi
Teknologi informasi yang meliputi komputer dan telekomunikasi memampukan (enable) suatu entitas mengumpulkan data, menyimpan, mengolah, dan melaporkan serta mendistribusikan informasi kepada para pemakai dengan kos yang relatif rendah.
Teknologi informasi juga memampukan suatu entitas menangkap dan menangapi informasi eksternal secara efektif (effective sensing radar). Teknologi informasi (TI) digunakan untuk melaksanakan bisnis perusahaan (Wilkinson, 1991) dan menjadi mata rantai yang menghubungkan bisnis perusahaan dengan pemasok, bisnis perusahaan dengan pelanggan, dan antara pemasok dan pelanggan. Pihak-pihak yang terkait tersebut berhubungan karena adanya value chain. Dengan demikian, TI merupakan penghubung value chain antara bisnis perusahaan, pemasok, dan pelanggan.
TI memicu adanya value system. Oleh karena itu, sistem informasi suatu entitas dapat manjadi sistem informasi entitas lain, maka akan menimbulkan share interest secara efisien.
EDI memberikan keuntungan efisiensi bagi pelanggan dan pemasok. Jika pelanggan dapat melihat ke belakang melalui keseluruhan rantai sediaan dan pemasok dapat melihat ke depan keseluruhan rantai pelanggan, maka kondisi ini akan menimbulkan keseluruhan rantai hubungan.
Bagi entitas, informasi yang terintegrasi melalui seluruh rantai hubungan bisnis akan menimbulkan keuntungan strategik untuk memaksimumkan value bagi pelanggan. Rantai hubungan bisnis ini akan mengarahkan perhatian utama setiap entitas pada kebutuhan pelanggan (customers focus), bukan pada kepentingan individu related entities.
Entitas dimungkinkan memiliki informasi secara real-time, dan beberapa bentuk pelaporan real-time kepada investor, kreditor, dan pemakai lainnya menjadi suatu yang biasa.
Teknologi informasi masa depan akan menyebabkan model aliran informasi di atas menjadi ketinggalan jaman. Informasi masa depan akan disajikan secara virtual atau merupakan information-dual (Elliot, 1994).
Manajemen membutuhkan sistem informasi yang bersifat strategik sampai yang bersifat operasional. Penerapan teknologi informasi (seperti EDI) dalam SIA akan menjadikan SIA sebagai sistem informasi strategik (SIS) untuk menciptakan information-dual. Information-dual akan dapat mempengaruhi semua organisasi yang menghasilkan output secara virtual. Informasi ini dapat digunakan dalam pengukuran pertanggungjawaban internal dan eksternal.
Information-dual menyebabkan perubahan besar lingkungan manajemen dan pertanggungjawaban. Sistem informasi ini dapat dianalogikan dengan sistem sensor pemanas, kebakaran dan banjir yang ditempatkan di setiap rumah. Untuk merealisasi information dual, alat sensor akan memonitor dan menangkap sinyal suatu kejadian dan memrosesnya secara real-time.
Dengan demikian, manajemen dapat mencegah suatu proses menjadi semakin buruk dan mengubah tindakannya secara cepat dengan memonitor proses-proses secara real-time.
Sistem informasi strategik akan didukung dengan terbentuknya sistem informasi operasi, system informasi akuntansi manajemen, dan sistem informasi akuntansi keuangan, bahkan system informasi tersebut menjadi sistem informasi strategik itu sendiri.
C. Pencapaian Sistem Informasi Akuntansi yang Memadai
Sebelum melaksanakan metodologi pengembangan sistem, maka perlu pemahaman terhadap kebijakan dan sekumpulan hal-hal mendasar yang menjadi keyakinan manajemen suatu organisasi terhadap sistem informasi.
Kebijakan ini berkaitan denganb filosofi manajemen, dan sistem informasi yang proaktif. Secara umum ada dua filosofi yang dapat digunakan dalam pengembangan sistem informasi organisasi, yaitu dipandang sebagai senjata pertahanan taktik dan senjata ofensif strategik.
Pertama, sistem informasi dipandang sebagai senjata pertahanan taktik dan operasional untuk menentukan basic data, kebutuhan pemrosesan dan kewajiban pelaporan untuk membantu perusahaan tetap pada jalur yang harus dilalui dan bertahan hidup.
Kedua, sistem informasi akuntansi dipandang sebagai senjata ofensif yang strategik untuk dapat memenangkan persaingan. Kebijakan sistem informasi yang proaktif akan menghilangkan pemisah antara departemen, personalia dan fungsi garis, serta menghilangkan batas wilayah negara.
Kebijakan sistem informasi proaktif mengakui penerapan teknologi informasi, seperti telekomunikasi, komputer, electronic mail, computer-integrated manufacturing, teleshopping, teleconference, multifunctional workstations secara terintegrasi.
Tujuan sistem informasi dan kebutuhan informasi yang didefinisikan secara jelas adalah salah satu kunci untuk suksesnya sistem informasi. Kesuksesan suatu sistem membutuhkan tujuan-tujuan yang terdefinisikan. Suatu sistem dengan tujuan tertentu akan menyelesaikan lebih banyak untuk suatu organisasi, daripada sistem tanpa tujuan, sedikit tujuan, atau tujuan yang ambisius (Calliueot and Lapayre, 1992). Calliueot and Lapayre (1992) menyatakan bahwa penciptaan suatu informasi efektif membutuhkan suatu pengorganisasian untuk mengembangkan sejumlah sistem-sistem pendukung.
Penarikan staf yang kompeten dan layak adalah suatu tindakan yang sangat penting. Investasi yang besar dalam perangkat keras, perangkat lunak dan pendukung sistem yang lain adalah sesuatu yang penting, namun tanpa manusia bersumber daya yang kompeten untuk mengkoordinasikan sistem akan menghasilkan informasi yang tidak layak,tidak tepat waktu atau tidak akurat.
Evolusi Sistem Informasi Berbasis Komputer
A.Evolusi sistem informasi berbasis komputer
Pada beberapa perusahaan, komputer telah digunakan untuk menggantikan pekerjaan rutin seorang akuntan, sehingga memberikan waktu yang lebih banyak kepada akuntan untuk dapat terlibat dalam proses pengambilan keputusan.
B.Fokus Baru Pada Informasi
Konsep penggunaan komputer untuk mendukung sistem informasi manajemen mulai diperkenalkan pada tahun 1964 oleh para pembuat komputer. Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen.
C.Fokus Revisi Pada Pendukung Keputusan
Sementara SIM terus berkembang dalam menghadapi kelemahan-kelemahannya, muncul pendekatan baru dengan nama DSS, yaitu sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer.
D.Fokus Sekarang Pada Komunikasi
Penerapan OA (Office Automation) untuk memudahkan komunikasi dan peningkatan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor lainnya melalui penggunaan alat-alat elektronik.
E.Fokus Potensial Pada Konsultasi
Saat ini sedang berlangsung gerakan untuk menerapkan Kecerdasan Buatan (AI) bagi masalah-masalah bisnis. Ide dasar dari AI adalah bahwa komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia.
1). Aspek Pengendalian Intern Sistem Informasi Berbasis Komputer
Elemen pengendalian intern yang ada pada sistem informasi berbasis komputer hamper sama dengan sistem manual. Beberapa hal berikut menjadikan adanya penekanan yang berbeda pada pengendalian intern untuk kedua jenis sistem itu;
1. Sistem informasi terkomputerisasi lebih luas lingkup pengendaliannya karena sebagian besar proses tidak terlihat secara nyata oleh indra manusia.
2. Sedikitnya bukti berupa dokumen. Diperlukan desain sistem yang mampu meninggalkan jejak untuk keperluan pengauditan (audit trial).
3. Pengendalian harus diintegrasikan kedalam rancangan sistem sebagai salah satu elemen yang mendukung kekuatan desain sistem tersebut.
4. Diperlukan prosedur dokumentasi yang baik sehingga mampu merekam seluruh proses sekaligus pengmbangan sistem itu sendiri. Prosedur back-up termasuk dalam hal ini
5. Perlu dilakukan sentralisasi informasi utnuk memudahkan pengendalian.
6. Memungkinkan pengendalian intern melalui program-program computer
7. Pengendalian pada salah satu fungsi mungkin dapat melemahkan pengendalian pada fungsi yang lain.
Elemen-elemen pokok pengendalian intern sistem informasi berbasis komuter dikelompokkan sebagai berikut:
1. Pengendalian Manajemen (Management Control) Pengendalian manajemen yang diperlukan oleh sebuah sistem informasi meliputi:
2. Pengendalian terhadap rencana induk sistem informasi, apakah desain system informasi telah memenuhi garis besar dan spesifikasi yang dimaksud dalam rencana induk.
3. Pemisahan fungsi, berbeda sedikit dengan sistem manual. Fungsi yang perlu dipisahkan adalah:
• Perancangan dan penyusunan program sistem
• Operasi pengolahan data
• Dokumentasi program dan kepustakaan
• Seleksi dan pelatihan karyawan
• Perlu adanya buku petunjuk operasional sistem dan prosedur yang ada dalam sistem tersebut
• Pengendalian anggaran
Pengendalian Terhadap Pengembangan Sistem
Penerapan sistem informasi akuntansi berbasis komputer merupakan investasi yang besar, demikian pula untuk pengembangan selanjutnya. Perusahaan perlu melakukan pengendalian intern dalam mengembangkan sistem informasinya, jenis pengendalian yang diterapkan untuk hal ini adalah:
1. Pengendalian siklus pengembangan sistem. Setiap usulan pengembangan sistem sebaiknya melalui sebuah prosedur yang memerlukan otorisasi dari manajer pengembangan sistem atau semacamnya.
2. Pengendalian terhadap dokumentasi sistem. Pengendalian ini diperlukan karena dokumentasi sistem merupakan alat komunikasi antara perancang sistem dengan users. Sistem dan pengembangan sistem yang tidak didokumentasikan dengan baik akan menambah biaya pengembangan karena harus mencari informasi mengenai detail sistem ke pihak perancang terdahulu.
3. Pengendalian terhadap pengubahan program. Perlu otorisasi seperti halnya pada pengendalian siklus pengembangan sistem.
4. Pengendalian Akses (Access Control) Pengendalian akses merupakan kunci dari sistem informasi berbasis komputer.
Penerapan berbagai teknik password bertingkat untuk mengendalikan akses setiap personil merupakan teknik yang paling banyak digunakan. Pengendalian akses mencakup lingkup berikut:
1. Pengendalian akses terhadap perangkat keras. Tidak setiap karyawan memiliki wewenang untuk keruangan di mana computer induk dan media penyimpanan diletakkan. Selain itu perlu pula prosedur pengamanan perangkat keras dari berbagai bencana dan kecelakaan yang disebabkan oleh hal lain.
2. Pengendalian akses terhadap perangkat lunak.
3. Pengendalian terhadap dokumentasi program. Akses terhadap program ini hendaknya dilindungi melalui otorisasi dari pihak tertentu. Dengan memiliki dokumentasi program maka sangat memungkinkan seseorang memodifikasi program untuk kepentingan pribadi.
4. Pengendalian terhadap program dan file-file data. Pengendalian ini mutlak diperlukan karena sangat banyak data yang dihasilkan dari sebuah sistem informasi yang bersifat rahasia yang perlu dilindungi dari pihak-pihak tertentu.
2). Komputerisasi Proses Akuntansi
Melihat karakteristik komputer dan karakteristik proses akuntansi, dapat disimpulkan bahwa ada bagian dari proses pencatatan yang fungsinya dapat diganti dengan komputer.
Bila dipelajari sifatnya, proses mulai dari penjurnalan sampai ke pelaporan sebenarnya bersifatmatematis (karena hubungan buku besar dapat ditunjukkan dalam persamaan akuntansi,sistematis (karena urutan mengerjakannya jelas) dan logis (karena unsur pertimbangan atau judgement tidak terlibat lagi).
Dengan kata lain, proses tersebut sifatnya adalah penambahan, pembandingan, penyortiran, pereklasifikasian, dan peringkasan dengan cara tertentu yang sudah jelas atau pasti. Pekerjaan atau tugas yang demikian biasanya menjadi objek komputerisasi.
Dengan sistem komputer seperti di atas maka langkah yang paling kritis adalah langkah analisis transaksi karena kalau langkah ini salah, hasil pengolahan data oleh komputer juga ikut salah.
Yang menjadi persoalan adalah siapakah orang yang bertugas untuk melakukan pemasukan data (data entry). Tentu saja tidak setiap orang dapat melakukan hal tersebuut.
Hanya orang/operator tertentu yang diotorisasi dapat melakukan pemasukan data. Sistem akuntansi dengan komputer itu sendiri biasanya juga dilengkapi dengan mekanisme pengamanan sehingga tidak setiap orang dapat mengubah data walaupun orang tersebut masih tetap dapatmenggunakan komputer yang sama untuk tujuan lain.
Untuk dapat menjalankan program dan melakukan pemasukan data orang/operator yang diotorisasi untuk itu diberi kode khusus (disebut password) agar dapat membuka file akuntansi dan melakukan pencatatan transaksi tertentu.
Cara ini merupakan salah satu contoh pengaman dan merupakan salah satu cara untuk menentukanorang yang bertanggung jawab bila terjadi kesalahan atau penyalahgunaan informasi.
Komunikasi dengan komputer dilakukan melalui terminal yang terdiri atas keyboard, layar monitor dan printer. Dalam perusahaan yang besar yang mempunyai komputer berskala besar,komputernya sendiri biasanya tidak tampak atau tidak terletak di dekat terminal tersebut tetapi khusus terletak di tempat yang disebut pusat komputer. Dalam hal mikrokomputer, semua perangkat komputer menjadi satu kesatuan dan berdiri sendiri sebagi suatu sistem.
Walaupun dengan penggunaan komputer kegiatan-kegiatan dalam siklus akuntansi manjadi tidak ada lagi, konsep yang dipelajari dalam sistem akuntansi manual tetap diperlukan karena apa yang dikerjakan oleh komputer tetap mengikuti konsep yang digunakan dalam system akuntansi manual. Laporan seperti daftar piutang, daftar utaang dan laporan interim dapat disusun dan dicetak setiap saat dengan segera.
Kalau data penyesuaian telah dimasukkan dalam komputer maka laporan keuangan akhir dapat segera dicetak. Oleh karena itu, dalam system komputer tidak diperlukan lagi kertas kerja seperti pada sistem manual. Perlu dicatat bahwa konsep pelaporan keuangan tidak dapat diganti oleh komputer, yang dapat diganti dengan komputer adalah proses pengolahan datanya.
Oleh karena itu, bagian akuntansi yang mengolah data dengan komputer sering disebut dengan bagian Electronic Data Processing (EDP) yang selain mengolah data akuntansi bagian ini juga mengolah data perusahaan yang lain.
3). Mencatat Transaksi dalam Sistem Komputer
Program komputer untuk akuntansi biasanya dirancang dengan cermat sehingga operator yang melakukan pencatatan transaksi dapat melaksanakannya dengan mudah. Setiap langkah yang dikerjakan dalam siklus akuntansi (penjurnalan, pengakunan dan penyusunan daftar saldo) dapat dilakukannya dengan mengikuti instruksi yang langsung dapat dilihat pada layar monitor.
Instruksi yang sudah disiapkan pada waktu merancang sistem biasanya ditampilkan di layarmonitor dalam bentuk menu. Menu akan menyajikan daftar operasi yang dapat diminta oleh operator dan operator tinggal memilih operasi yang dikehendaki.
4). Pertimbangan Penggunaan Komputer
Pertimbangan utama penggunaan komputer adalah pertimbangan cost and benefit. Penggunaan komputer merupakan sebuah investasi besar bagi sebuah organisasi. Bukan hanya dalam hal biaya investasi tetapi waktu, tenaga dan sumber daya yang dialokasikan untuk hal ini membutuhkan alokasi yang tidak sedikit. Cost bukan hanya berarti biaya yang dikeluarkan.
Waktu, tenaga, sumber daya yang lain haruslah diperhitungkan dalam penggunaan komputer. Permasalahan timbul ketika cost yang berbentuk selain biaya tersebut sukar untuk diukur dalam ukuran kuantitatif. Tentu hal ini membutuhkan alat untuk mengalokasikan dan menentukan ukuran yang tepat untuk mengkuantifikasikannnya.
Kalau dibandingkan dengan sistem manual, sistem komputerisasian memang jelas mempunyai keunggulan (benefit) khususnya dalam hal kecepatan (speed), ketelitian (accuracy) dan kapasitas (capacity) pemrosesan. Kecepatan komputer dapat diandalkan karena computer mengerjakan suatu perintah dalam hitungan mikrodetik (microsecond). Perkembangan chip terakhir telah memungkinkan kecepatan dalam seperbilliun detik (nanosecond) atau bahkan dalam sepertrilliun detik (picosecond). Dengan kecepatan ini suatu transaksi dapat diproses dalam seketika.
Ketelitian jelas dapat diandalkan karena setelah data disiapkan dengan benar, computer akan memroses tanpa campur tangan manusia lagi dan kalau komputer sudah diprogram dengan benar kemungkinan kesalahan perhitungan dan klasifikasi menjadi kecil. Itulah sebabnya sebelum suatu komputer dan programnya digunakan, suatu percobaan (trial run) dengan data percobaan perlu dilakukan untuk memverifikasi program. Dalam sistem manual, karena tiap langkah dikerjakan oleh manusia, kemungkinan kesalahan menjadi lebih besar.
Kapasitas untuk menyimpan, mencatat dan mencetak data menjadi sangat besar karena data disimpan dalam bentuk elektromagnetik. Oleh karena itu, di samping laporan utama komputer dapat diprogram untuk menghasilkan laporan-laporan tambahan lainnya termasuk rincian-rincian yang diperlukan. Namun demikian, karena semua data tidak terekam dalam bentuk yang dapat dibaca oleh manusia, kegagalan komputer (computer failure) dapat merunyamkan perusahaan karena data dapat rusak atau hilang atau tidak dapat dibaca kembali.
Itulah sebabnya diperlukan suatu mekanisme backup. Manipulasi dengan komputer dan kejahatan dengan komputer (computer crime) juga merupakan ancaman bagi perusahaan yang mengandalkan operasi dan pencatatan keuangannya dengan komputer.
Oleh karena itu,diperlukan suatu sistem pengendalian internal dan computer security yang memadai. Penggunaanpassword merupakan salah satu cara pengendalian agar tidak setiap orang dapat mengubah ataumemasukkan angka ke dalam sistem komputer.
Perusahaan harus tahu benar manfaat digunakannya komputer dan harus yakin bahwa yang diproses dengan komputer adalah data-data yang benar-benar diperlukan dalam rangkamenghasilkan informasi untuk kepentingan perusahaan. Yang lebih penting adalah informasi apa yang harus diproses bukan bagaimana memprosesnya. Kalau yang dimasukkan dalam computer adalah data yang tidak mempunyai kualitas informasi, keluaran komputer juga merupakan data yang tidak bermanfaat betapapun rapi dan indah hasil cetakannya Pemeo untuk mengatakan hal tersebut adalah garbage-in, garbage-out (GIGO).
PENDEKATAN TEKNOLOGI INFORMASI
Sistem Informasi Akuntansi dengan pendekatan teknologi informasi seperti halnya siklus pengembangan sistem yang lainnya, dimana hal ini mensyaratkan adanya suatu metode daur hidup pengembangan sistem. Pola daur hidup pengembangan sistem dapat menggunakan beberapa model. Adapun tahapan pengembangan sistem yang umum digunakan sebagai berikut :
1. Tahapan Analisis Sistem
Dimulai karena adanya permintaan terhadap sistem baru. Proyek baru ditangani dalam bentuk tim, yang melibatkan pemakai, analis sistem, dan para spesialis system informasi yang lain, serta barangkali juga auditor internal.
Tujuan utama analisis sistem adalah untuk menentukan hal-hal detil tentang yang akan dikerjakan oleh sistem yang diusulkan (dan bukan bagaimana caranya). Analisis sistem mencakup studi kelayakan dananalisis kebutuhan. Analisis sistem mencakup studi kelayakan dan analisis kebutuhan.
2.Studi Kelayakan
Menentukan kemungkinan keberhasilan solusi yang diusulkan. Berguna untuk memastikan bahwa solusi yang diusulkan tersebut benar-benar dapat dicapai dengan sumber daya dan dengan memperhatikan kendala yang terdapat pada perusahaan serta dampak terhadap lingkungan sekeliling.
Analis sistem melaksanakan penyelidikan awal terhadap masalah dan peluang bisnis yang disajikan dalam usulan proyek pengembangan sistem